Sobre a gestão de documentos é possível afirmar que esse processo consiste, dentre outros, no gerenciamento de arquivos. Sobre este, analise as afirmativas abaixo.
I. Orçamentos e previsões orçamentárias.
II. Registros cadastrais de consumidores.
III. Contas de internet, água, luz, telefone etc.
Assinale a alternativa correta
A organização de documentos e arquivos pode ser entendida como um serviço cuja finalidade principal seja a de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos em organizações em geral. A respeito de algumas vantagens e benefícios da organização de arquivos, analise as afirmativas abaixo, dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) e assinale a alternativa correta.
( ) Organização física adequada.
( ) Sistema de identificação.
( ) Padronização dos métodos de arquivamento.
( ) Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.
( ) Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.
A gestão de documentos é importante para atividades que envolvam documentos e consultas a informações dentro das organizações. A respeito de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta
I. Durante negociações com fornecedores de longa data não é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos, mas é importante manter em algum lugar o cadastro.
II. Ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado.
III. Durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações.
Sobre o processo de gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.
I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e conservação dos mesmos.
II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação que se encontravam desorganizadas.
III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e destinação dos documentos.
Assinale a alternativa correta.
A (O) _____ é uma atividade de análise criteriosa dos documentos com o objetivo de realizar a manutenção da organização dos arquivos, identificando e mantendo os documentos em ordem. Consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.
Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.
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